Le séminaire est un événement professionnel particulier avec des principes d’organisation propres. Il vise à former et à informer les participants sur un sujet ou un thème spécifique. Malgré les spécificités d’un tel événement, en organiser un n’est pas si difficile ! Tout est une question de planification et de prévision. Si vous ne savez pas par où commencer pour que tout le monde passe un bon moment lors de votre séminaire, les quelques étapes suivantes vous indiqueront la marche à suivre.
1. Connaître les objectifs
Définir les objectifs du séminaire est une première étape cruciale. Vous devez être en mesure de répondre clairement à la question suivante : pourquoi organisons-nous ce séminaire ? Une fois que vous avez répondu à cette question, vous devez savoir ce que vous attendez de l’événement. Sur la base de ces éléments, vous élaborerez un plan d’action concret. Définir au préalable les objectifs de l’événement vous permettra de savoir exactement quel type de séminaire organiser, et donc de réussir son organisation. Certains séminaires, par exemple, auront pour objectif principal de renforcer l’esprit d’équipe, d’autres serviront à former de nouveaux employés ou à célébrer une augmentation du chiffre d’affaires, etc. De l’objectif principal découleront plusieurs objectifs secondaires qu’il conviendra de hiérarchiser afin de les gérer au mieux les uns après les autres.
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2. Définir qui sont les participants
Plusieurs parties prenantes doivent être prises en compte lorsque vous organisez ce type d’événement. Tout d’abord, vous devez déterminer la cible que vous visez. Cette étape sera cruciale pour l’organisation de votre événement. Votre cible principale est toute personne directement concernée et affectée par le thème principal du séminaire. Néanmoins, lorsque nous parlons de participants dans ce cas précis, il ne s’agit pas uniquement des personnes qui assistent au séminaire, mais également des intervenants. Une fois que vous avez identifié les informations à transmettre et les personnes qui les transmettront, il est temps de trouver les personnes qui partageront ces informations. Il est souvent conseillé de ne choisir qu’un seul orateur afin d’assurer une bonne fluidité et une continuité logique dans la présentation des idées. Mais si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à impliquer davantage de personnes.
3. Faire des prévisions budgétaires
La substance de votre événement ayant été définie, il est maintenant temps de savoir comment les ressources disponibles seront utilisées pour façonner le format selon vos souhaits. C’est là qu’intervient le budget prévisionnel. Le budget est basé sur les deux premières étapes ainsi que sur les différentes contraintes financières. Une fois les objectifs hiérarchisés, il faut évaluer les moyens nécessaires pour les atteindre. Chacun d’entre eux nécessitera des ressources financières. Il faudra donc veiller à ce que toutes les dépenses prévues ne dépassent pas les revenus qui leur sont alloués. Notre dernier conseil en matière de budget est de toujours prévoir une marge d’erreur pour d’éventuelles dépenses imprévues.
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4. Choisir la bonne date
Le moment est venu de fixer la date idéale pour votre séminaire. Les différentes options de dates doivent être soigneusement évaluées afin d’éviter que les invités ne soient pas disponibles. Vous devez choisir une date à laquelle la majorité des participants seront disponibles. Évitez les périodes où votre public cible est susceptible d’être en vacances, ou les jours fériés et les jours de fête nationale. Avant de fixer une date définitive, il est également important de demander aux participants s’ils sont disponibles.
5. Trouver un lieu approprié
Le lieu d’un événement doit être choisi en fonction de plusieurs critères. Le premier est la capacité d’accueil. Par capacité, on entend ici le nombre de personnes que la salle peut accueillir, tout en laissant la salle aérée et pas trop encombrée. Ensuite, le deuxième critère à prendre en compte est l’emplacement. Si vous organisez un séminaire pour les personnes de votre bureau, il n’est pas nécessaire de choisir le lieu le plus éloigné de la ville même si vous voulez faire preuve d’originalité, surtout lorsque les invités paient leur propre transport. L’accès au séminaire doit également être facile, sans avoir à chercher pendant des heures, à errer d’un étage à l’autre ou d’un bâtiment à l’autre. Une fois que vous avez trouvé un lieu qui vous semble approprié, il faut absolument le visiter. Quelques photos ou quelques brochures ne vous montreront pas l’état réel des lieux à ce moment-là. Mieux vaut être prudent.
6. Utiliser une solution d’enregistrement en ligne
L’utilisation d’une solution d’inscription en ligne vous permettra d’alléger votre charge de travail. Elle vous permettra de gérer facilement les inscriptions au séminaire et même de vendre vos billets en ligne. L’importance d’une telle solution est primordiale dans la réussite de l’organisation de votre séminaire. C’est pourquoi vous devez vous assurer que la solution d’inscription en ligne que vous choisissez est facile à utiliser, rapide à mettre en place et qu’elle dispose de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à gérer vos inscriptions.
7. Organiser des activités
Lorsque vous organisez un séminaire, pensez toujours à planifier chronologiquement les activités qui se dérouleront pendant l’événement. La planification détaillée doit se faire des jours ou des semaines à l’avance. Pour garantir la bonne exécution du plan, vous devrez procéder à des répétitions et à toutes les vérifications nécessaires avant l’événement lui-même. Vous devrez également prévoir des pauses avec de la nourriture et des boissons, ainsi qu’une marge d’erreur pour toutes les activités afin d’éviter d’être pris au dépourvu par une circonstance inattendue.
8. Un principe directeur : La communication
La communication déterminera l’image et la portée de votre événement. Plus l’événement est important, plus vous devrez communiquer. Vous devez effectuer un suivi auprès de votre public (votre solution d’inscription en ligne peut vous permettre de le faire automatiquement) au moins une fois avant la tenue du séminaire. Un suivi doit être envoyé au moins une semaine avant le séminaire – il vous permettra d’avoir une meilleure estimation du nombre de participants au séminaire (grâce aux réponses collectées), en plus de rappeler aux participants l’événement à venir. Vous pouvez communiquer via votre mini-site ou votre site web, mais aussi en utilisant les médias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat, etc.). Néanmoins, votre travail de communication ne s’arrête pas là. En effet, après le séminaire, il sera essentiel d’envoyer un compte-rendu du séminaire – s’il y en a un – ainsi que des emails pour remercier les participants, et recueillir leur retour et leur avis.
Vous disposez maintenant des conseils essentiels pour organiser un séminaire réussi. Planifiez, programmez, et ayez toujours une bonne solution de gestion à vos côtés pour vos événements afin de faciliter vos tâches, ainsi que celles de vos participants.