La signature électronique représente une solution à la fois pratique et surtout économique pour les entreprises qui souhaitent se dématérialiser. Elle offre de très nombreux avantages non négligeables et est actuellement très utilisée dans le domaine professionnel. Que vous devez mettre en place une facture ou d’autres types de documents nécessitant une signature, il est tout à fait possible de ne pas les imprimer et donc de les signer de manière électronique.
Les paragraphes ci-dessous vous livrent quelques conseils pour apposer une signature électronique.
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Définition de la signature électronique
La signature électronique représente un moyen pratique et valable pour obtenir un consentement sur un document spécifique qui se présente sous la forme électronique. Les signatures électroniques peuvent alors remplacer les modèles qui sont classiques et manuscrites dans les différents processus personnels ou professionnels.
Comme mentionné dans les lignes précédentes, il existe de très nombreux avantages de vous tourner vers la signature électronique pour authentifier vos documents. Sachez toutefois que ce dispositif n’est pas possible sans un certificat numérique. Ce dernier est octroyé par un prestataire de service ou une autorité de certification.
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Le plus grand avantage de la signature électronique repose sur la sécurité. En effet, lorsque vous devez apposer une signature électronique, vous vous tournez vers une autorité de certification qui se charge de la gestion et de la protection de votre identité et de celle de votre interlocuteur. Cela dit, vous pouvez être sûr de ne pas faire face à des soucis de piratage ou à d’autres types de problèmes.
La signature électronique se présente sous trois types différents, à savoir, la signature simple, celle qualifiée et la signature électronique qui est dite avancée. Vous pouvez donc choisir celle qui répond à vos attentes et surtout aux besoins de vos documents.
Apposer une signature électronique
Pour apposer une signature électronique, vous devez suivre différentes étapes importantes. Vous devez tout d’abord vous équiper d’un certificat numérique. Ce dernier représente votre carte d’identité professionnelle et met en avant le nom, l’adresse et toutes les informations importantes qui concernent son titulaire ou encore l’organisation dans lequel ce dernier travaille. Ce certificat doit être octroyé par une autorité de certification ou encore un prestataire de service spécifique et fiable.
Vous devez également vous munir d’une solution pour la signature électronique. Vous avez la possibilité de choisir entre différentes solutions pour cela. Vous pouvez donc opter pour une solution en ligne qui est pratique et facile à utiliser. Il existe également des logiciels qui sont aussi pratiques mais qui n’offrent pas la même sécurité à ses utilisateurs.
L’étape suivante est de vous identifier dans le PDF pour signer le document de manière numérique. Pour cela, vous devez ouvrir le document PDF, et sélectionner sur certificat.
Pour apposer la signature électronique, vous devez alors cliquer sur signer numériquement. Vous pouvez ensuite signer le document rapidement et sans devoir l’imprimer comme pour la signature classique et traditionnelle.
La signature électronique est donc une solution pratique et surtout économique pour les sociétés qui ne souhaitent pas utiliser trop de papiers et surtout qui veulent une sécurité optimale dans leur activité professionnelle.