La base de toute évolution d’une organisation se repose sur l’efficacité des travaux d’équipe depuis les réflexions d’ensemble jusqu’aux évaluations et émissions des idées en passant par les définitions des besoins en formation et l’élaboration des actions formatrices.
Dénicher les besoins en formation
Dans les organisations modernes, pour déceler les lacunes et les besoins en formation, plusieurs échelons sont mis à contribution, depuis les managers jusqu’aux employés. La formation est l’affaire de tous, et tout le monde apporte sa part de brique dans les évaluations, dans la définition des compétences indispensables pour chaque poste. Le logiciel Klaxoon se propose d’aider les entreprises à dénicher avec précision leurs besoins en formation en posant des questions orientées et adaptées à chaque entreprise. Les étapes à suivre pour déterminer objectivement les besoins en formation sont :
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- Lancement de l’outil plan de formation et invitation de tous les collaborateurs à adhérer à un board
- État des lieux qui consiste à centraliser en un seul lieu dans le board tous les documents utiles pour une évaluation (le budget, les liens vers les accords d’entreprise, le bilan de l’année,…)
- Réflexion et diagnostic des compétences à chaque poste par rapport aux documents réunis plus haut pour aboutir à la détermination des besoins en formation, des lacunes à combler pour être en phase avec les objectifs de l’entreprise
Plan de formation et suivi efficaces pour faire progresser l’organisation
Le même outil utilisé précédemment fait sortir automatiquement une synthèse des plans de formation proposés par les managers à partir des résultats de diagnostic des compétences. Ainsi, des axes de formation prioritaires seront définis et mis en place pour des résultats à court, moyen et long terme après des réunions de tous les collaborateurs. Généralement, une fois mis en place, le plan de formation est suivi par toute l’équipe à chaque échelon. Pour son exécution, le plan de formation doit :
- Être bien déterminé (qui doit le suivre, comment va-t-on l’appliquer, quels sont les objectifs escomptés…)
- Être classé et planifié dans les temps suivant le niveau de priorité.
- Être suivi et évalué à tout moment
- Être modifié en cours de route si besoin
L’évaluation et le suivi du plan de formation se font au début, pendant et à l’issue de la formation par les managers et les responsables en faisant participer les employés.
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Les outils collaboratifs pour un meilleur travail d’équipe
De nos jours, ces outils proposés par Klaxoon sont basés sur la participation efficace de toute l’équipe :
- Outil « Meeting, Challenge, Vote, Storm » qui permet de réunir tout le monde
- « Brainstorm » pour récolter les idées de tout bord
- « Questions » pour poser des questions interactives
- Outil « Quiz, Sondage, Capsule, Aventure » pour tester et orienter les capacités intellectuelles de tous les collaborateurs
- Outil « Network » : espace de discussion pour continuer les travaux de groupe en dehors de la réunion
Ces outils collaboratifs améliorent l’efficacité des réunions tout en créant une ambiance de convivialité et de proximité dans l’organisation.