Se réunir en groupe d’anciens collègues ou de camarades de classe pour une soirée retrouvailles est souvent une expérience très riche en couleurs. Cependant, ce type d’évènement se prépare de façon très minutieuse et doit répondre à un certain nombre d’impératifs. Voici quelques conseils très simples pour vous aider à organiser une soirée de retrouvailles réussie.
Faire une planification des points essentiels de la soirée
Le premier point essentiel concerne le thème de la soirée. En effet, les soirées de retrouvailles à thèmes sont généralement très bien appréciées. Elles permettent aux participants de la soirée de se sentir plus à l’aise. Ainsi, les échanges entre amis sont grandement facilités. Elles permettent également à certaines personnes de trouver un cadeau original adapté au thème de la soirée.
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D’autres choisissent leur tenue vestimentaire en fonction du thème retenu pour la soirée. Parmi les thèmes les plus récurrents, vous avez par exemple les années disco, la soirée blanc et noir, la Rome et la Grèce Antique, etc. Le plus important est de tenir compte de la variété des personnages, de la tendance ainsi que la moyenne d’âge. Vous pourrez par exemple vous orienter vers des thèmes sexy si tous les participants ont plus de 18 ans.
Organiser de manière efficace les invitations
Une bonne organisation commence par la confection et l’envoi des invitations. Aucun détail ne doit être laissé au hasard. Pour ce faire, faites votre liste en vous basant sur les camarades avec qui vous êtes encore en contact. Si vous n’avez pas le contact d’un ami, il y a de fortes chances que quelqu’un d’autre soit toujours en lien avec lui. Essayez donc de vous approcher de l’organisateur de la dernière fête et demandez-lui la liste des participants à la soirée.
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Vous pouvez également vous approcher d’un représentant des anciens de votre entreprise, collège ou université. Aussi, essayez avec l’internet, les réseaux sociaux ou encore les forums de discussions. Essayez donc par tous les moyens disponibles pour un nombre suffisant d’amis ou de collègues. En ce qui concerne les invitations, vous pouvez le faire manuellement ou encore privilégier une commande personnalisée. Cela permettra de rehausser l’image de l’évènement.
La date, un élément important à considérer en amont
Pour une meilleure organisation, il est important de fixer une date le plus tôt possible. En effet, plus y prenez suffisamment tôt, plus vous garantissez la réussite de votre évènement. Cela vous permettra de disposer du temps pour la location de matériel (tables, chaises, sonorisation, couverts, etc.). Aussi, le choix de la date vous permettra d’établir en amont votre budget prévisionnel et d’envoyer les invitations dans un meilleur délai.
Aussi, plus tôt vous définirez la date de votre soirée, plus tôt vous saurez le nombre exact de participants. En effet, ces derniers auront un maximum de temps pour se manifester et pourquoi pas préparer leur cadeau original.
Réfléchissez au lieu de réception
Il est important de vous assurer que le lieu choisi est approprié et correspond au style mais aussi au thème de la soirée. Outre votre domicile ou bien celui d’un ami ou d’un voisin, vous pouvez vous tourner vers un endroit à l’extérieur. Cela peut être dans un club ou dans un bar. Il vous faudra alors vous renseigner sur la capacité d’accueil du lieu, quitte à envisager bloquer une tranche d’heures pour votre groupe sur ce soir-là.
Par contre, si vous souhaitez vous retrouver pour parler de tout, donner des nouvelles, échanger un cadeau original, évitez un endroit trop fréquenté. D’une manière générale, assurez-vous que le lieu soit accessible à tous.
Enfin, un dernier détail important : à la soirée, assurez-vous que chaque participant à la fête se sente bien. Au besoin, augmentez la musique afin d’instaurer une ambiance plus festive. Cependant, pour éviter tout dérapage, il vaut mieux surveiller la consommation des alcools durs.
En définitive, l’organisation d’une soirée de retrouvailles n’est pas une mince affaire. Faites-vous accompagner au besoin par un professionnel afin de mieux réussir cet événement.